Yapay zeka destekli ERP ile tekrarlı işleri hafifletin

Yapay zeka destekli ERP, her işi bir anda otomatikleştirmek anlamına gelmez. En az riskli ve en çok tekrar eden işle başlamak, ekibin güvenini ve sizin ölçüm imkânınızı artırır. Pilot küçük kalır, sonucu net görürsünüz.

Pilotta insan her zaman döngüde kalır. Yapay zeka taslak hazırlar, siz onaylarsınız. Beklediğiniz sonuç gelmezse pilotu durdurur, nedenini birlikte inceleriz.

Gelen faturaları elle sisteme girmek zaman alır ve yazım hatası getirir. Fatura okuma bileşeni alanları sizin yerinize okuyup taslak hazırlar; siz yalnızca kontrol edip onaylarsınız. Stok tarafında geçmiş hareketlere bakan tahmin, sipariş zamanını planlamanıza yardımcı olur.

Müşterilerin WhatsApp’tan sorduğu bakiye ve stok sorularını her seferinde elle yanıtlamak da yorucudur. Asistan, yetkili kullanıcılar için yanıt taslağını ERP kayıtlarından hazırlar. Gelen belgelerin türüne göre ayrılması ise ekibinizin klasör aramasını azaltır.

Belge sınıflandırma ise gelen e-postadaki ekleri ya da taranmış evrakları doğru klasöre yönlendirir. Fatura, irsaliye ve sözleşme gibi belge türleri ayrılır; emin olunmayan belgeler size sorulur. Böylece muhasebe ekibiniz aradığı belgeye daha çabuk ulaşır.

Ekibin yapay zekaya güveni, ilk günden bütün işi devretmesiyle değil, önerileri tek tek kontrol etmesiyle oluşur. Bu yüzden kısa bir bilgilendirme yaparız. Hangi önerinin neden geldiğini ve nasıl düzeltileceğini gösteririz. Amacımız çalışanlarınızın işini kolaylaştırmaktır.

Verileriniz hâlâ kâğıt defterlerde ya da dağınık Excel dosyalarındaysa önce verinin düzenlenmesi gerekir. Yılda yalnızca birkaç fatura işleyen bir işletme için fatura okuma bileşeni zahmete değmeyebilir. Böyle durumlarda size açıkça başka bir yol öneririz.

Yapay zeka destekli ERP için bileşenlerin ERP’nizle konuşması gerekir. Orka kullanıyorsanız API Entegrasyon çözümü, Odoo kullanıyorsanız Odoo’nun kendi API’si bu bağlantıyı sağlar. Odoo 19.0 belgeleri yapay zeka ajanlarını, belge sıralamayı ve yapay zeka alanlarını ayrı konular olarak anlatır; Odoo’nun yapay zeka ajanları sayfasını okuyabilirsiniz.

Çözümü belirli bir yapay zeka sağlayıcısına bağlı tasarlamıyoruz. Kullanılacak modeli verinizin hassasiyetine göre birlikte seçeriz. ERP’nizin API sunmadığı bir durumda önce bu eksiği çözmeyi öneririz.

Yapay zeka, beslendiği verinin kalitesiyle sınırlıdır. Stok tahmini için düzenli girilmiş hareketler, fatura okuma için okunaklı belgeler gerekir. Verinizi önce değerlendirir, uygun değilse bunu pilottan önce söyleriz.

Verisi dağınık işletmeler için ilk adım çoğu zaman yapay zeka değil, temizliktir. Stok kodlarını düzenlemek ya da cari kartlardaki tekrarları birleştirmek gibi işler önce yapılır. Bu iş, sonraki her bileşenin çalışmasını kolaylaştırır.

Yapay zeka destekli ERP kurulumunda önemli işlemler insan onayından geçer. Her öneride hangi verinin kullanıldığını ve kimin onayladığını kayıt altında tutmayı hedefleriz. Böylece bir sonuca nasıl ulaşıldığını sonradan izleyebilirsiniz.

Güven oluştukça onay gerektirmeyen küçük işleri otomatiğe bırakabilirsiniz. Bu geçişi birlikte, bir iş akışı için tek tek konuşarak yaparız. Hangi işlemin hiçbir zaman otomatik olmayacağını da baştan belirleriz.

ERP yapay zeka entegrasyonu çoğu zaman cari kartlara, yani kişisel veriye dokunur. Bu yüzden 6698 sayılı KVKK’ya uygun çalışmak sürecin başındadır. Yapay zekaya gönderilecek alanları sınırlar, mümkün olduğunda kimlik bilgilerini maskeleriz. Sağlayıcıyla veri işleme koşullarını yazılı netleştirir, yurt dışına veri gidip gitmeyeceğini önceden size söyleriz.

Hiçbir bileşen son kararı vermez. Önemli işlemler, sizin onayınızla ilerleyen taslaklar olarak kalır. Bir bileşenin kendiliğinden karar vermesini ancak siz yazılı olarak isterseniz ve riskini birlikte konuştuktan sonra değerlendiririz.

WhatsApp ERP entegrasyonunda asıl konu yetkidir. Mesajı gönderen kişinin kimliğini doğrularız ve her kişiye yalnızca yetkili olduğu bilgiyi göstermeyi hedefleriz.

Kimlik doğrulama için telefon numarasını ERP’deki kullanıcıyla eşleştirmek gibi yöntemlerden birini risk değerlendirmesinde birlikte seçeriz. Tüm sorgular kayıt altında tutulur. Önce yalnızca okuma yapan sade bir kapsamla başlar, kullanımı izleyerek genişletiriz.

Başlangıç noktasını işinizdeki en sıkıcı tekrar belirler. Her gün onlarca fatura giriyorsanız fatura okuma anlamlıdır. Stok fazlası ya da eksiği sizi yoruyorsa tahmin bileşeni öne çıkar. Müşteri sorularına yetişemiyorsanız asistan değer katar.

Bir bileşenin size uymadığını düşünüyorsak bunu açıkça söyleriz. Dört bileşenin hepsi her işletmede anlamlı olmayabilir. Gereksiz bir pilota para ve zaman harcamanızı istemeyiz.

Maliyet; bileşen sayısına, veri hacmine ve seçilen sağlayıcıya göre değişir. Rakamı bilmeden söz vermeyiz. Pilot kapsamını ve sağlayıcı kullanım ücretinin size nasıl yansıtılacağını teklifte açıkça yazarız.

Her bileşen için kısa bir izleme ekranı ya da düzenli bir rapor hazırlarız. Kaç kaydın işlendiğini, kaçının onaylandığını ve kaçının düzeltildiğini görürsünüz. Düzeltme oranı yüksekse bileşeni birlikte yeniden ayarlarız.

Pilot sonunda sonucu ölçütlerle birlikte raporlarız. Devam edecekseniz bakım ve izleme kapsamını yazılı netleştiririz. Devam etmeyecekseniz verinizin silinmesini birlikte doğrularız.

Merkezimiz Akyazı’da; Marmara Bölgesi’ndeki işletmelerle yerinde ve uzaktan çalışıyoruz. Yapay zeka destekli ERP için özel bağlantı gerektiren işlerde özel yazılım ve entegrasyon sayfamıza, Odoo tarafı için Odoo sayfamıza bakabilirsiniz.