Muhasebe programı seçerken önce işletmenizin e-belge yükümlülüğüne, eski verinin taşınmasına ve kullanıcı yapısına bakın. Özellik listesi tek başına yetmez; programı kendi belgelerinizle denemek en güvenilir ölçüttür.
Bu rehber kimler için?
- İlk kez muhasebe ya da ticari program alacak işletme sahipleri
- Mevcut programından memnun olmayan finans sorumluları
- Program değişikliğini mali müşavirle birlikte planlayan ekipler
E-belge uyumuna neden bakmalısınız?
Muhasebe programı seçerken e-dönüşüm uyumu ilk elenme ölçütüdür. Programın hangi yasal belgeyi düzenleyeceği, işletmenizin tabi olduğu belge türüne bağlıdır. Brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura’ya geçer. Geçiş, ilgili hesap dönemini izleyen yılın 7. ayının başında olur (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, madde IV.1.4 ve IV.1.5; Son kontrol: GİB, 2026-10-07).
E-Arşiv uygulamasına henüz dahil olmayan mükellefler için genel kural, 1 Ocak 2026’dan itibaren tutara bakılmaksızın e-Arşiv Fatura düzenlemektir. Basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için 2026’ya özgü bir geçiş kuralı, ayrıca istisnalar vardır (aynı tebliğ, madde IV.2.4.3, V.7 ve VIII; Son kontrol: GİB, 2026-10-07). Sektör ve risk temelli zorunluluklar da vardır. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.
Bu nedenle programın e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter işlerini yürütüp yürütemeyeceğini sorun. Tebliğ, kayıtlı mükelleflerin birbirine e-Fatura düzenlemesini ister. Bu yüzden alıcı sorgusunun programda olması işinizi kolaylaştırır. Belge türlerinin genel haritası için e-Dönüşüm rehberimize bakın.
Muhasebe programı seçerken hangi adımları izlemelisiniz?
Aşağıdaki sıra, kararı kâğıt üstünde hızlı ve deneme aşamasında somut hâle getirir.
- Hangi belgeleri düzenleyeceğinizi ve hangi kayıtları tutacağınızı yazın.
- Kaç kişinin programı kullanacağını ve kimin neyi göreceğini listeleyin.
- Eski verinizin hangi biçimde olduğunu belirleyin.
- Seçtiğiniz adaylardan demo isteyin ve kendi örnek belgelerinizle deneyin.
- Kurulum, eğitim ve destek işini kimin üstleneceğini yazılı alın.
- Yılın hangi döneminde geçiş yapacağınıza karar verin.
- Toplam maliyeti lisans, güncelleme, destek ve eğitimle birlikte hesaplayın.
Veri aktarımı neden ayrı bir ölçüttür?
Muhasebe programı seçimi yapılırken veri aktarımı çoğu zaman son anda hatırlanır. Programın ne yaptığı kadar, eski verinizin ne kadarını alabildiği de belirleyicidir. Cari kartlar, stok kartları, açılış bakiyeleri ve geçmiş fişler hangi biçimde taşınacak? Bu soruya net cevap vermeyen bir satıcıyla çalışmak, geçişi uzatabilir.
Aktarımda önce yedek alın. Sınırlı bir örnek veriyi taşıyın ve kayıt sayılarıyla bakiye toplamlarını kaynakla karşılaştırın. Biz bu yöntemi Orka veri aktarımı sayfamızda anlattık.
Kullanıcı yetkisi ve kayıt izi ne işe yarar?
Kullanıcı yetkisi, birden fazla kişi aynı programda çalıştığında kimin neyi görüp değiştirebildiğini belirler. Depo çalışanının fiyat değiştirmemesi ve satış personelinin banka hareketlerini görmemesi gibi kurallar bu yetkiyle tanımlanır. Programın kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiğini göstermesi de uyuşmazlıkta işinize yarar.
Destek ve eğitim neden fiyat kadar önemlidir?
Program kurulduktan sonra ilk haftalar en çok soru çıkan dönemdir. Kimden, hangi kanaldan ve hangi süreyle destek alacağınızı baştan öğrenin. Eğitimin kendi kayıtlarınızla mı yoksa örnek veriyle mi yapılacağını sorun. Kullanıcıların aynı programı alışkanlık haline getirmesi, ekibin duraksamasını azaltır.
Maliyeti nasıl karşılaştırırsınız?
Maliyeti yalnızca lisans fiyatıyla sınırlamayın. Güncelleme, destek, eğitim, aktarım ve yedekleme giderlerini aynı tabloya yazın. Her aday için birkaç yıllık toplamı hesaplayın. Tekliflerin kapsamı aynı değilse karşılaştırma yanıltır; bu yüzden aynı modül listesiyle teklif isteyin.
Bulut ve yerel kurulum arasında nasıl seçersiniz?
Bulut kurulumda veri sağlayıcının sunucusunda durur; internetin olduğu her yerden erişirsiniz. Yerel kurulumda veri kendi bilgisayarınızda ya da sunucunuzda durur ve yedekleme sizin sorumluluğunuzdadır. İki yol da yedek planı ister. Karar verirken çalışanlarınızın nereden bağlanacağını, internet kesintisinde ne yapacağınızı ve yedeği kimin alacağını düşünün.
Karar anında sık yapılan hatalar neler?
İlk hata yalnızca fiyat listesine bakmak, ikinci hata demo yapmadan karar vermek, üçüncü hata ise eski verinin nasıl taşınacağını sormamaktır.
Dördüncü hata, mali müşaviri sürece katmamaktır. Muhasebe programı seçerken müşavirinizin ihtiyaç duyduğu çıktıları sorun, çünkü müşavirinizin kullandığı program ya da veri biçimiyle uyum ay sonunda zaman kazandırır. Beşinci hata, büyümeyi hesaba katmamaktır; bugün iki kullanıcı olabilir, bir yıl sonra beş.
Orka ve Akyazı bu süreçte ne yapar?
Orka’nın muhasebe programı sayfasına göre “Fatura, irsaliye ve stok yönetimi gibi işlemler bu modül aracılığıyla kolaylıkla yapılabilir”; sözü edilen modül Orka Ticari’dir. Aynı sayfa bilanço, demirbaş, işletme, e-Defter, e-SMM ve ticari modüllerini ayrı başlıklarla anlatır. Hangi modüllerin işinize gerektiğini kendi listenizle belirlersiniz. Bunlar Orka’nın beyanıdır.
Biz kurulumu, eski verinizin aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Orka’yı kendi belgelerinizle denemek için Orka demo talebinde bulunabilirsiniz. Genel çözümler için Orka yazılım bayisi sayfamıza bakın. Odoo gibi farklı bir yapıyı değerlendiriyorsanız Odoo ERP sayfamızı inceleyin.
İlgili içerikler
Henüz program kullanmıyorsanız ön muhasebe nedir rehberiyle temel kayıt düzenini kurun. Muhasebe programı seçerken adayların hepsine aynı örnek belge setini verin.
