E-Fatura geçişi için muhasebe programı seçerken bilmeniz gerekenler

E-Fatura geçişi için muhasebe programı seçerken yalnızca fatura kesebilmesine bakmak yetmez. Programın e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter ihtiyaçlarınızı da karşılaması gerekir. Aksi hâlde birkaç ay sonra yeniden program değiştirmek zorunda kalabilirsiniz.

Programı seçmeden önce şu soruların cevabını netleştirin:

• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter’i aynı program içinden yönetebiliyor musunuz?
• Program, müşterinizin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını fatura keserken kontrol ediyor mu?
• Gelen faturalar muhasebe fişine, cariye ve stoğa kendiliğinden işleniyor mu?
• Başvuru, elektronik imza ya da mali mühür sürecinde size kim yardım edecek?
• Geçiş döneminde sorularınıza kim, hangi kanaldan yanıt verecek?

Kontrol listesinde çoğu cevabınız evetse programınız geçişe uygun görünüyor demektir. Birkaç maddede eksik varsa bunu geçişten önce çözmek, canlı geçiş gününde sürprizle karşılaşmanızı engeller.

E-Fatura geçişi için muhasebe programı seçerken yalnızca fiyata bakmayın. Programın size ne kadar destek sunduğu, geçiş döneminde kime ulaşacağınız ve ekibinizin ne kadar çabuk alışacağı da maliyetin parçasıdır. Bu soruları satıcıya yazılı sorun, cevapları karşılaştırın.

Muhasebenizi mali müşavirinize yaptırıyorsanız programı birlikte seçin. Büronuzun kullandığı sistemle verinizi nasıl paylaşacağınızı baştan konuşun. Orka TİM gibi bulut tabanlı çözümler, muhasebe bürosuna bulut üzerinden kayıt göndermeyi destekler; bunu Orka kendi sitesinde belirtiyor.

e-Defter, yevmiye ve büyük defter kayıtlarının elektronik ortamda hazırlanmasıdır. Programınızın kayıtların GİB standartlarına uygunluğunu kontrol etmesi ve berat hazırlamayı desteklemesi işinizi kolaylaştırır. Yükümlü olup olmadığınızı yukarıdaki tablodan ve GİB e-Defter geçiş belgesinden teyit edin (kaynak: GİB). Son kontrol: GİB, 2026-10-07.

Geçişte yanlış yapılabilecek ilk nokta, eşiğin hangi yılın hasılatına göre hesaplandığıdır. Tebliğ, hasılatın ölçüldüğü hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayını esas alır. Hangi yılın rakamına bakacağınızı mali müşavirinizle netleştirin.

İkinci nokta, yalnızca e-Fatura’ya bakıp diğer belgeleri unutmaktır. e-Arşiv, e-İrsaliye geçişi ve e-Defter yükümlülükleri birbirine bağlıdır; hangisinin size uyduğunu tablodan kontrol edin.

Üçüncü nokta, geçişi son tarihe bırakmaktır. Başvuru, imza ve deneme adımları zaman alır. Programı önceden seçip deneme faturasıyla akışı sınamak, canlı geçiş gününü sakin geçirmenize yardımcı olur.

Önce e-Fatura ve e-Arşiv, ardından gerekliyse e-İrsaliye ve e-Defter akışını oturtmak mantıklı bir sıradır. Her belge için ayrı bir deneme yapın. Hatasız çalıştığını gördükten sonra sıradaki belgeye geçin.

Geçişi yılın yoğun dönemlerine denk getirmemeye çalışın. Bilanço, beyanname ya da stok sayımı haftalarında yeni bir programa alışmak ekibi zorlar. Mali müşavirinizle takvimi bu dönemleri hesaba katarak kurun.

Canlıya geçtikten sonra ilk faturalarınızı mali müşavirinizle birlikte gözden geçirin. Gelen faturaların programınıza düştüğünü ve muhasebe kaydına döndüğünü doğrulayın. Eski kayıtlarınızın yedeğini ve arşivini nerede tuttuğunuzu da netleştirin.

Sorun çıktığında kime ve hangi kanaldan ulaşacağınızı bilmek, ilk haftalarda zaman kazandırır. Bu yüzden programı seçerken satış sonrası desteğin nasıl işlediğini de sorun.

Önce hangi yılın hasılatına göre ölçüldüğünüzü sorun. Sonra sektörünüzün eşiksiz bir zorunluluk kapsamına girip girmediğini kontrol edin. Hangi belgelere ne zaman geçeceğinizi yazılı bir takvime bağlayın.

Yükümlülüğe uyulmamasının sonuçları tebliğde ve Vergi Usul Kanunu’nda düzenlenir. Bu yorumu mali müşavirinize bırakın. Biz yazılım tarafında, yani doğru programın seçilmesinde ve kurulmasında yanınızda oluruz.

Başvuru ve imza adımları işletmenin türüne göre farklılaşır; bu yüzden mali müşavirinizin yönlendirmesi önemlidir. Biz programın kurulumunu ve deneme faturasını bu adımlarla birlikte planlarız. Hazırlıkları erkenden başlatmak, canlıya geçişi ertelememenize yardımcı olur.

Bu liste Orka dışındaki programları değerlendirmek için de geçerlidir. Başka bir program kullanıyorsanız aynı soruları o programın satıcısına sorun.

E-Fatura geçişi için muhasebe programı arayanlar için Orka, kendi sitesinde bu soruların bir kısmına yanıt veriyor. Orka muhasebe programında e-Fatura oluştururken müşterinizin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı otomatik tespit edilir, gelen ve giden e-belgeleri tek platformdan yönetirsiniz. Orka Iceberg Ticari ve bulut tabanlı Orka TİM (Ticari Mini) bu çözümlere bağlanır; ayrıntıları Orka’nın E-Fatura sayfasında okuyabilirsiniz.

Orka’nın E-İrsaliye çözümü sevk irsaliyesinin elektronik düzenlenmesini, iletilmesini ve takibini kapsar ve Orka’nın ticari ve muhasebe kayıtlarıyla birlikte çalışır. Orka’nın E-Defter çözümü ise yevmiye ve büyük defter kayıtlarının elektronik hazırlanmasını, GİB standartlarına uygunluk kontrolünü ve berat hazırlamayı içerir. Bu özellikler Orka’nın ürün kapsamıdır. Bizim işimiz, bayi olarak doğru ürünü seçmenize, kurmanıza ve kullanmanıza yardımcı olmaktır; mevzuat yorumu mali müşavirinizin alanındadır.

Hangi Orka ürününün sizin için doğru olduğunu görmek için Orka yazılım bayisi sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Merkezimiz Akyazı’da; Marmara Bölgesi’ndeki işletmelere yerinde ve uzaktan destek veriyoruz. E-Fatura geçişi için muhasebe programı seçimini birlikte yapmak isterseniz iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.