E-Defter saklama nedir? E-Defter ve berat dosyalarını yasal süre boyunca eksiksiz ve okunabilir tutmanız, kopyalarını da yetkili bir sistemde bulundurmanızdır. Asıl muhafaza ödevi sizde kalır; kopya, izinli özel entegratörün ya da GİB’in sisteminde saklanır.
Bu rehber kimler için?
- E-Defter tutan işletmeler
- Müşterilerinin defterlerini yöneten mali müşavirler
- Defter arşivinden sorumlu muhasebe yöneticileri
E-Defter saklama nedir?
E-Defter saklama, aylık oluşturduğunuz defter dosyalarını ve onlara ait berat dosyalarını bozulmadan muhafaza etmektir. İki ayrı yükümlülük birlikte işler: kanundan gelen genel saklama süresi ve e-Defter Tebliği’nin kopya hükmü. E-defter saklama nedir sorusu, yalnız yasal süreyi değil kopyanın yerini de kapsar. Önce kanun tarafına bakalım.
VUK madde 253 uyarınca defter ve vesikaları “ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlıyarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye” mecbursunuz. Kaynak: 213 sayılı VUK, madde 253 (Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08). Türk Ticaret Kanunu madde 82 ticari defterler ve ilgili belgeler için 10 yıl öngörür; süre ilgili takvim yılının bitişiyle başlar (6102 sayılı TTK, madde 82; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08).
E-Defter ve beratlar ne kadar süre saklanır?
E-Defter Tebliği, defter ve berat dosyalarının kopyalarının “1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesini” ister. Kopyalar, GİB’den bu konuda izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da GİB’in sistemlerinde tutulur. Bu hüküm sizin asıl muhafaza ödevinizi kaldırmaz (Elektronik Defter Genel Tebliği, madde 4.4.1; Son kontrol: GİB, 2026-10-08).
Berat ne zaman yüklenir?
Saklayacağınız dosyaları zamanında oluşturmanız ve yüklemeniz gerekir. Genel kural şöyledir: gelir vergisi mükelleflerinde ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 10 uncu günü sonuna kadar, diğer mükelleflerde 14 üncü günü sonuna kadar. GİB bu süreleri bir aya kadar uzatmaya yetkilidir, bu yüzden güncel duyurulara bakın (Elektronik Defter Genel Tebliği, madde 4.3.4 ve 4.3.6; Son kontrol: GİB, 2026-10-08). Hesap dönemi sonu gibi bazı durumlar için ayrı hükümler vardır.
E-Defter saklama nasıl yapılır?
E-Defter saklama nedir sorusunun uygulamadaki cevabı birkaç düzenli alışkanlıktır. Aşağıdaki sıra, küçük bir ofisten çok şubeli yapıya kadar işe yarar.
- Defter ve berat dosyalarının asıl kopyasını kendi arşivinizde tutun.
- Kopyanın nerede saklanacağını belirleyin: izinli özel entegratör ya da GİB sistemi.
- Saklama süresini takviminize yazın ve sorumlusunu atayın.
- Dosyaların açılabildiğini düzenli aralıklarla deneyin.
- Yazılım ya da bilgisayar değiştirirken eski dönem dosyalarını taşıyın ve kontrol edin.
Yalnızca tek bir bilgisayarda tutulan dosya, cihaz arızasında erişilemez kalabilir. Bu risk sizi ilk adımda ikinci bir kopya düşünmeye iter.
Üç hükmü nasıl bir arada okursunuz?
VUK, TTK ve e-Defter Tebliği ayrı hükümlerdir ve her biri farklı bir yükümlülüğü düzenler. VUK saklama süresini genel olarak, TTK ticari defterler için daha uzun bir süreyi, e-Defter Tebliği ise elektronik kopyanın nerede ve ne kadar tutulacağını belirler. Hangi sürenin hangi belgeye uyduğunu mali müşavirinizle netleştirin. En uzun süreyi takviminize yazmak kararı basitleştirir.
Saklama sırasında hangi hatalar yapılır?
İlk hata, e-defter yedekleme işini tek bir bilgisayara bırakmaktır. İkinci hata, yalnız defteri saklayıp beratı atlamaktır; berat saklama da aynı takvimde yürümelidir. Üçüncü hata, e-defter saklama süresi dolmadan eski yazılımı kapatıp dosyaları açılamaz bırakmaktır.
Dördüncü hata, kopyanın nerede durduğunu bilmemektir. Kopyayı izinli özel entegratörde ya da GİB’in sisteminde tuttuğunuzu yazılı olarak kayıt altına alın. Mali müşaviriniz defterlerinizi yönetiyorsa saklama sorumluluğunun kimde olduğunu sözleşmede açıkça yazın.
Saklama takvimini nasıl çıkarırsınız?
Takvimi üç sütunla kurun: belgenin dönemi, dayanak hüküm ve saklama bitiş yılı. Bitiş yılını en uzun süreye göre hesaplayın ve her yıl başında gözden geçirin. E-defter saklama nedir sorusuna kurumsal cevabınız bu takvim olur. Takvimi mali müşavirinizle paylaşın; yazılım ya da müşavir değişse bile kayıt sizde kalsın.
Yazılım değiştirirken saklamayı nasıl korursunuz?
Yazılım değiştirmeden önce eski dönem defter ve berat dosyalarını dışa aktarın. Dosyaları dönem klasörlerine ayırın ve adlandırma düzenini sabitleyin. Her klasörden örnek dosya açarak okunabilirliği deneyin. Son olarak kopyanın izinli özel entegratörde ya da GİB sisteminde durduğunu doğrulayın.
Mali müşavirle iş bölümü nasıl olmalı?
Defterlerinizi mali müşaviriniz oluşturup yüklüyorsa saklama sorumluluğunu sözleşmede ayırın. Asıl muhafaza ödevi tebliğe göre sizde kalır; bu yüzden dosyaların bir kopyasını kendi erişiminizde tutun. Müşavir değiştirirseniz dosyaların teslim biçimini ve tarihini yazılı kayda bağlayın. Böylece arşivde boşluk oluşmaz.
Orka E-Defter Saklama ne sunar?
Orka’nın sayfasına göre E-Defter Saklama modülüne sahip kullanıcılar imzalama işleminde mali mühür ya da e-imza bulundurmak zorunda değildir ve imza Orka’nın HSM altyapısıyla atılır. Aynı sayfa saklama durumunun Orka programı içinden kontrol edilebildiğini söyler. Bunlar Orka’nın beyanıdır.
Orka’nın E-Defter Saklama sayfasındaki sorulara göre saklama ayrıca satın alınan bir hizmettir ve satın alınan yılların defterleri saklanır. Saklama almazsanız gönderim mali mühür ya da e-imzayla sürer. Hangi saklama yönteminin kopya yükümlülüğünüzü karşıladığını sözleşmenizden ve GİB’in izin verdiği kuruluşlar listesinden doğrulayın.
Biz kurulumu, eski verinizin aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Ayrıntılar için Orka E-Defter Saklama sayfamıza bakın. Defterin kendisi için Orka E-Defter sayfası geçerlidir. Genel çerçeve e-Dönüşüm rehberimizde yer alır.
İlgili içerikler
İmzalama adımında mali mühür ya da e-imza olmadan gönderim yollarını merak ediyorsanız Orka ile e-Defter imzalama rehberine bakın. Saklama ile imzalama aynı akışın iki halkasıdır. E-defter saklama nedir sorusunu ekibinizle konuşurken bu iki yazıyı birlikte okumak işinizi kolaylaştırır.
