Özlük dosyası nedir? İşverenin çalıştırdığı her işçi için kimlik bilgilerini ve çalışma sürecine ait belge ve kayıtları bir arada tuttuğu dosyadır. İş Kanunu bu dosyayı düzenleme görevini işverene verir, ama içine girecek belgeleri tek tek saymaz.
Bu rehber kimler için?
- İK sorumluları
- İlk işçisini alacak küçük işverenler
- Dosyaları dağınık tutan ve düzene sokmak isteyen işletmeler
Özlük dosyası nedir ve kanun ne söyler?
Özlük dosyası nedir sorusunun kanuni cevabı İş Kanunu madde 75’te bulunur. Madde şu hükmü koyar: “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler”. Aynı madde işverenin kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklamasını ister. İşveren bunları istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır (4857 sayılı İş Kanunu, madde 75; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08).
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?
Kanun belge listesi vermez. Özlük dosyası belgeleri kimlik bilgileriyle başlar ve kanunlar gereği düzenlemek zorunda olduğunuz belge ve kayıtlarla sürer.
İşe giriş sağlık muayenesi buna iyi bir örnektir; İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu bu muayeneyi işverene ödev olarak yükler. Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işler için madde şöyle der: “(…) yapacakları işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz”. Muayene kaydını dosyada tutmak yaygın bir uygulamadır (6331 sayılı Kanun, madde 15; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08).
Uygulamada genellikle istenen başka belgeler de vardır: adres ve iletişim bilgisi, iş sözleşmesi, diploma ve sertifikalar, izin ve avans kayıtları. Kanun bunları liste olarak zorunlu kılmaz; hangi belgenin dosyaya gireceğini işletmenizin ihtiyacına ve ilgili mevzuata göre belirleyin.
Özlük dosyasındaki kişisel veriler nasıl korunur?
Personel özlük dosyası kişisel veri içerir. KVKK madde 4’teki ilkelerden biri, verinin “ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme” ilkesidir. Kanun belirli bir saklama yılı vermez. Süreyi belgenin dayanağına göre belirleyin (6698 sayılı KVKK, madde 4; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08).
Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi yasaktır. Kanun istisnaları sayar. Bunlardan biri, istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olmasıdır (6698 sayılı KVKK, madde 6; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08).
İş Kanunu işverene iki ödev daha yükler. İşçiye ait bilgileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun kullanırsınız. Gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı olan bilgileri ise açıklamazsınız (4857 sayılı İş Kanunu, madde 75; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08). Bu yüzden dosyaya erişimi yetkili kişilerle sınırlayın.
Özlük dosyası nasıl hazırlanır?
İşçi özlük dosyası hazırlarken aşağıdaki sırayı izleyin. Sıra, her çalışanın dosyasını aynı düzende tutmanızı sağlar.
- Her yeni işçi için ayrı bir dosya açın.
- Kimlik ve iletişim bilgilerini ekleyin.
- İşe giriş sağlık muayenesini yaptırın ve gerekliyse işe uygunluk raporunu ekleyin.
- İşletmenizin belge kontrol listesini hazırlayıp her dosyada aynı sırayla tamamlayın.
- İzin, avans gibi çalışma sürecine ait kayıtları dosyaya düzenli ekleyin.
- Dosyaya kimlerin erişebileceğini yazılı olarak belirleyin.
Küçük bir işletmede bu işi çoğu zaman tek kişi yürütür. Dosyaları kâğıtta tutuyorsanız kilitli bir dolap, dijitalde tutuyorsanız yetkili erişimli bir klasör iyi bir başlangıçtır. Hangi çalışanın dosyasında hangi belgenin eksik olduğunu gösteren tek sayfalık bir kontrol listesi, bir mercii dosyayı istediğinde size zaman kazandırır.
Dijital özlük dosyası tutabilir misiniz?
Belgeleri taratıp bir programda tutmak arama ve erişim kolaylığı sağlar. Ancak taranan belgenin hukuki geçerliliği ve aslının saklanması konusunda kendi durumunuza göre mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza sorun. Dijital dosyada da erişimi yetkili kişilerle sınırlayın ve yedek alın.
Sık yapılan hatalar neler?
Özlük dosyası nedir sorusunu bilen işverenler de dört hatayı sık yapar. İlk hata, kişisel verileri herkesin ulaşabileceği bir klasörde tutmaktır. İkinci hata, belge listesini kanunda sayılı sanıp gereksiz belge toplamaktır.
Üçüncü hata, işe giriş sağlık muayenesini dosyaya eklememektir. Dördüncü hata, ayrılan işçinin dosyasını saklama süresini belirlemeden imha etmektir.
Orka ve Akyazı bu süreçte ne yapar?
Orka’nın İK programı sayfasına göre çalışanlar web üzerinden izin ve avans talebi oluşturur ve özlük belgesi yükler. Sayfa, işe girişi yapılan personelden istenecek evrakların Web İK üzerinden talep edilebildiğini de yazar. SGK, İşkur, e-Vizite ve e-Tebligat entegrasyonları da Orka’nın beyanıdır.
Biz Orka kurulumunu, eski personel verinizin aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Ürün ayrıntısı için Orka Bordro ve İK Yönetimi sayfamıza, genel çerçeve için Orka çözümlerimize bakın.
İlgili içerikler
Dosyadaki ücret belgelerini maaş bordrosu hazırlama rehberimizde, prim yükümlülüklerini sigorta primi nasıl hesaplanır yazımızda okuyun. Bu yazı genel bilgi verir; kendi durumunuz için mali müşavirinizle değerlendirin.
