E-Dönüşüm GİB e-belge uygulaması

Orka E-Defter Saklama Hizmeti

E-defter saklama hizmeti, Orka ile oluşturduğunuz e-defterleri dijital ortamda otomatik saklar. Kurulumu ve aktivasyonu sizinle birlikte yaparız.

Teklif Al
Tüm Çözümler
Otomatik saklama Defterleri dijital saklarsınız.
Yazılı kapsam Kapsamı teklifte görürsünüz.
Erişim Defterlere yetkiyle ulaşırsınız.
Süreç takibi Durumu teknik olarak izlersiniz.
Orka E-Defter Saklama Hizmeti
Uyumluluk Orka E-Defter Saklama Hizmeti
Çözüm Özeti

E-defter saklama hizmeti neyi üstlenir?

E-defter saklama hizmeti, Orka ile oluşturduğunuz e-defterleri dijital ortamda otomatik olarak saklar. Saklama sürecinin durumunu teknik olarak izlemenizi sağlar. Hizmet, e-Defter programının standart özelliği değildir; ayrı bir hizmettir.

Kavramın tanımını ve temel adımları e-defter saklama nedir, nasıl yapılır yazımızda anlattık.

Kimler bu hizmeti ister?

Orka ile e-Defter oluşturuyor ve defterlerin saklanmasını kendiniz yürütmek istemiyorsanız hizmet size uygundur. Defter dosyalarını düzenli saklamak her dönem tekrarlanan bir iştir. Bu işi bize bırakarak ekibinizin zamanını muhasebe kayıtlarına ayırırsınız.

Saklama süresi ve kapsam nasıl belirlenir?

Saklama süresi ve hizmet kapsamı, imzalayacağınız hizmet sözleşmesinde yazılı olur. Teklif aşamasında kapsamı, erişim yetkilerini ve yedekleme koşullarını size yazılı veririz. Mevzuattaki saklama yükümlülüğünün ayrıntısı için GİB e-Defter sayfasına bakın.

Hizmeti nasıl başlatırız?

Mevcut e-Defter akışınızı inceler, verinizin yedeğini alır ve saklama ayarlarını Orka’da etkinleştiririz. İlk defteri saklamaya aktarır, sonucu sizinle birlikte kontrol ederiz. Bulutta imzalama seçeneğini Orka’da bulutta e-Defter imzalama yazımızda okuyabilirsiniz.

İşinize Etkisi

Belge sürecinde ne değişir?

Elektronik dönüşüm yalnızca kâğıdı ortadan kaldırmaz. Verinin hazırlanmasından muhasebe kaydına, kontrolden geçmiş belgelere erişime kadar günlük iş akışını daha izlenebilir hale getirir.

  • 01

    Orka'da oluşturduğunuz defterleri saklamaya otomatik aktarırsınız.

  • 02

    Defter saklama işini ekibinizin üzerinden alırsınız.

  • 03

    Fiziksel arşiv ve dosya yükünüz azalır.

  • 04

    Saklama sürecinin durumunu teknik olarak izlersiniz.

  • 05

    Yetkili kişiler saklanan defterlere dijital ortamdan ulaşır.

  • 06

    Kapsamı, erişim yetkilerini ve yedekleme koşullarını yazılı teklifte görürsünüz.

Uygulama Yol Haritası

Geçiş hangi adımlarla ilerler?

Her işletmenin kayıt düzeni ve kullanım yöntemi farklıdır. Önce kapsamı birlikte netleştiririz. Ardından teknik ayarları ve örnek işlemleri kontrol eder, sonra canlı kullanıma geçeriz.

Yaklaşım Önce ihtiyaç, sonra kurulum ve gerçek işlem kontrolü
  1. 01

    Kapsamı netleştirme

    Hangi defterlerin ve hangi dönemlerin saklanacağını sizinle yazılı belirleriz.

  2. 02

    Yedek alma

    Başlamadan önce mevcut e-Defter dosyalarınızın yedeğini alırız.

  3. 03

    Saklama ayarı

    Saklama hizmetini Orka'da etkinleştirir, aktarım kurallarını tanımlarız.

  4. 04

    Deneme aktarımı

    Bir dönemin defterini örnek olarak aktarır, sonucu sizinle kontrol ederiz.

  5. 05

    Erişim yetkileri

    Defterlere kimin ulaşacağını birlikte belirler, yetkileri tanımlarız.

Sık sorulan sorular

Saklama hizmetini e-Defter programından ayrı mı almam gerekir?

Evet, e-defter saklama hizmeti e-Defter programının standart özelliği olarak gelmez, tamamlayıcı ve ayrı bir hizmettir. Programı kullanmanız saklamanın otomatik başladığı anlamına gelmez. Hizmeti ayrıca etkinleştiririz ve kapsamını teklifte yazarız. Böylece neyi ne için ödediğinizi baştan görürsünüz; programın kendisi için Orka E-Defter sayfamıza bakabilirsiniz.

Defterler kaç yıl saklanır?

Saklama süresi, imzalayacağınız hizmet sözleşmesinde yazılı olur. Yasal saklama yükümlülüğünün ayrıntısı için GİB'in e-Defter sayfasındaki güncel düzenlemelere ve mali müşavirinize bakın. Biz teklif aşamasında hizmet süresini ve süre bitiminde verinin ne olacağını yazılı olarak netleştiririz. Sözleşme yenilenmezse verinize nasıl ulaşacağınızı da önceden birlikte konuşuruz.

Saklanan defterlerime sonradan nasıl ulaşırım?

Hizmetin erişim süreçleri vardır; yetkili kişiler saklanan defterlere dijital ortamdan ulaşır. Kimin hangi dönemlere ulaşacağını kurulumda birlikte tanımlarız. Bir denetim ya da inceleme sırasında dosyaya ihtiyaç duyarsanız bu yetki tanımı işinizi kolaylaştırır. Erişim yöntemini ve yetkileri teklifte yazılı gösteririz; yetki listesini yılda bir kez birlikte gözden geçirmenizi öneririz.

Saklama hizmetini nasıl kuruyorsunuz?

Önce mevcut e-Defter akışınızı inceler, kapsamı sizinle yazılı netleştiririz. Sonra verinizin yedeğini alır, saklama ayarlarını Orka'da etkinleştirir ve bir dönemin defterini deneme olarak aktarırız. Sonucu sizinle kontrol ettikten sonra canlı kullanıma geçeriz. Geçişte takıldığınız yerde destek ekibimizle çalışırsınız; kapsamı ve maliyeti teklifte yazılı görürsünüz.

Başka bir programla hazırladığım defterler de saklanır mı?

Hizmet, Orka ile oluşturulan e-defterler için tanımlıdır. Başka bir programla hazırladığınız defterler için kapsam ayrıca teyit edilir ve bu konuda size yazılı bilgi veririz. Orka'ya geçmeyi düşünüyorsanız önce mevcut defter yapınızı ve geçmiş dönem dosyalarınızı inceleriz. Geçmiş dönemlerin nasıl ele alınacağını geçiş planında birlikte netleştiririz.

Ekibimiz Sakarya merkezlidir ve Marmara Bölgesi’ndeki işletmelere hizmet verir.

Son güncelleme:

Yazar: Akyazı Bilişim Ekibi

Geçiş Planı

E-dönüşüm sürecinizi birlikte netleştirelim

Mevcut yükümlülüklerinizi, başvuru adımlarını ve Orka kurulum akışını tek görüşmede planlayalım.

Uzmanla Görüş