E-Fatura mükellefi sorgulama, faturayı kesmeden önce alıcınızın GİB’in e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığını denetlemektir. Alıcının VKN veya TCKN numarasını GİB’in sorgu sayfasına girer, sonucu görür ve belge türünü buna göre seçersiniz.
Bu rehber kimler için?
- Günlük fatura kesen muhasebe personeli
- Yeni e-Fatura’ya geçen ve cari listesini kontrol eden işletmeler
- Yeni cari açarken belge türünü belirlemek isteyen satış ekipleri
E-Fatura mükellefi sorgulama neden gerekli?
Alıcınızın durumu, keseceğiniz belgenin türünü belirler. Tebliğ gereği, “e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri e-Faturanın (…) e-Fatura uygulaması aracılığıyla gerçekleştirilmesi zorunludur” (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, madde V.5.1; Son kontrol: GİB, 2026-10-08).
E-Arşiv Fatura ise kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ya da vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenir (madde V.5.2). Yani kayıtlı bir alıcıya e-Arşiv kesmek, tebliğin çizdiği kapsamın dışına çıkar. Tebliğin V.7 bölümünde GİB duyurusuyla tanınan istisnalar bulunur; kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin (Son kontrol: GİB, 2026-10-08).
Yanlış belge türü, ekibin düzeltme yazışmasına zaman harcamasına yol açar. Sorguyu faturadan önceye almak bu yükü baştan keser. Yeni cari kaydında sorgu yapan ekip, fatura gününde sürprizle karşılaşmaz.
E-Fatura mükellefi sorgulama nasıl yapılır?
GİB, kayıtlı kullanıcıları e-Belge sitesinde yayımlar. E-Fatura mükellefi sorgulama için ek bir program kurmanız gerekmez.
- GİB e-Belge sitesinde “e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar” sayfasını, yani GİB kayıtlı kullanıcı listesini açın.
- VKN ile sorgulama için alıcının vergi numarasını, gerçek kişiler için TCKN’sini yazın.
- Güvenlik kodunu girip sorguyu başlatın.
- Alıcı listedeyse e-Fatura, listede değilse e-Arşiv Fatura düzenleyin.
- Sonucu ve sorgu tarihini cari kartınıza not edin.
Sorgu formu VKN/TCKN ile güvenlik kodunu ister ve sayfa listenin güncelleme tarihini gösterir (GİB e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar sayfası; Son kontrol: GİB, 2026-10-08).
E-Arşiv ve e-İrsaliye için ayrı liste var mı?
Evet, GİB her uygulama için ayrı bir kullanıcı listesi tutar. E-Arşiv için “e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi” sayfası, e-İrsaliye için e-Belge menüsündeki kayıtlı kullanıcılar listesi vardır (GİB e-Belge sitesi; Son kontrol: GİB, 2026-10-08). Bir alıcı bir listede bulunup diğerinde bulunmayabilir. Bu yüzden her belge türü için ilgili listeye bakın ve bir listedeki sonucu diğeri için varsaymayın.
Sorguyu günlük iş akışına nasıl yerleştirirsiniz?
Yeni cari açarken e-Fatura mükellefi sorgulama adımını cari kartın açılış kontrolüne ekleyin. Sonucu karta yazarsanız her faturada aynı aramayı tekrarlamazsınız. Listeler zamanla değiştiği için eski sorgu sonucuna dayanarak kestiğiniz faturaları arada yeniden kontrol edin.
Muhasebe yazılımınız cari kartında not alanı sunuyorsa sorgu tarihini oraya yazın. Not alanı yoksa ekibin ortak bir tablosunda tutun. Önemli olan, sonucun tarihli olması ve kişiden bağımsız kayıtlı durmasıdır. Böylece izin dönemlerinde de akış aksamaz.
Yeni e-Fatura’ya geçen işletmeler önce cari listesini topluca gözden geçirmeli. Hangi carinizin kayıtlı olduğunu bilmek, ilk haftalardaki belge türü hatalarını önler. Bu hatalar çoğunlukla ilk faturalarda görülür.
Ekibinizle ortak bir kural yazarsanız sorgu bir alışkanlığa dönüşür. Yeni cari açılırken numarayı sorgulayın ve sonucu karta yazın. Fatura kesmeden önce sonucun tarihine bakın, kuşkuda yeniden sorgulayın. Kendi numaranızı da sorgulayarak kayıt durumunuzu görün.
VKN ve TCKN farkı nedir?
Şirketler genellikle vergi kimlik numarasıyla (VKN), gerçek kişiler çoğunlukla T.C. kimlik numarasıyla (TCKN) işlem yapar. VKN ile sorgulama yaparken alıcının cari kartındaki numarayı kullanın. Numarayı yanlış girerseniz sonuç da yanlış çıkar. Bu yüzden önce karttaki bilgiyi gözden geçirin.
Sorgu sonucunu nasıl yorumlarsınız?
GİB kayıtlı kullanıcı listesinde alıcıyı bulduysanız faturayı e-Fatura olarak düzenlersiniz. Listede yoksa e-Arşiv Fatura düzenlenir. Sonuç beklediğinizden farklıysa numarayı ve unvanı cari kartıyla karşılaştırın. Alıcıya sormak da çoğu zaman kısa bir kontrol yoludur.
Sık yapılan hatalar neler?
İlk hata, eski bir sorgu sonucuna dayanarak fatura kesmektir. İkinci hata, e-Fatura listesine bakıp e-Arşiv ya da e-İrsaliye için ayrı listeyi atlamaktır. Üçüncü hata, sonucu cari karta yazmayıp aynı aramayı her faturada yinelemektir. E-Fatura mükellef sorgulama adımını tek bir kişiye bağlamayın; ekibin tamamı aynı yöntemi kullansın.
Ay sonunda kesilen faturalardan birkaçını rastgele seçip belge türünü sorguyla karşılaştırın. Böylece ekibin kuralı uyguladığını görür, sapmayı erken yakalarsınız.
Orka ve Akyazı bu süreçte ne yapar?
Orka’nın E-Fatura sayfasına göre program, elektronik faturayı oluşturmanızı, göndermenizi, almanızı ve muhasebeye aktarmanızı sağlar. Sayfa; gelen faturadan tedarikçi ve stok kartı oluşturmayı, farklı yazılımlardan gelen faturaları sisteme almayı ve faturaya ek dosya göndermeyi de sayar. Sorgulamanın program içinde nasıl çalıştığını bu sayfadan çıkarmıyoruz; kurulumda sizinle birlikte deneriz.
Biz kurulumu, cari kartlarınızın aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Fatura kesecek ekibinize alıcı kontrolünü kendi carileriniz üzerinde gösteririz. Ayrıntı için Orka E-Fatura geçiş programı sayfamıza bakın. Belgelerin genel haritası e-Dönüşüm rehberimizde yer alıyor.
İlgili içerikler
Alıcınız kayıtlı değilse sıradaki adım e-Arşiv faturayı kesmektir. Alıcınız kayıtlıysa gönderim senaryosunu seçersiniz; ticari ve temel e-Fatura farkı rehberi bu seçimde yardımcı olur. Sorgu sonucu belge türünü belirlediği için e-Fatura mükellefi sorgulama adımını her yeni cari için tekrarlayın.
