Orka Ticari muhasebe süreci, fatura ve ödeme belgelerinin cari, stok ve muhasebe fişiyle aynı programda bağlanmasıdır. Orka’nın Iceberg Ticari sayfası, belge kaydedildiği anda muhasebe fişinin otomatik oluştuğunu söyler.
Bu rehber kimler için?
- Orka Ticari kullanan işletmelerin muhasebe ekipleri
- Ticari program ile muhasebeyi birleştirmek isteyen finans sorumluları
- Ay sonu kontrol düzenini oturtmak isteyen ön muhasebe personeli
Orka Ticari muhasebe fişini nasıl oluşturur?
Orka’nın Iceberg Ticari sayfasına göre program, fatura ya da ödeme belgesini kaydettiğiniz anda muhasebe fişini otomatik oluşturup bilanço modülüne tam zamanlı entegre eder. Sayfa şöyle der: “Kaydettiğiniz anda muhasebe fişleriniz otomatik oluşturularak bilanço modülüne tam zamanlı entegre edilmektedir”. Mizan, muavin, beyanname ve mali tabloların da otomatik oluştuğunu yazar. Bunlar Orka’nın beyanıdır.
Bu akışta fiş kayıt anında oluştuğu için ay sonunda fiş girişi yerine kontrol işi kalır. Bu avantajın değeri, kayıtların başta doğru girilmesine bağlıdır.
Fişin doğru çıkması hesap planınıza ve fiş ayarlarınıza bağlıdır. Bu yüzden Orka Ticari muhasebe kurulumuna başlarken fiş ayarlarını kendi hesap planınızla birlikte gözden geçirin. Hesap kodlarını mali müşavirinizle önceden netleştirmek, ilk ayın düzeltme işini azaltır.
Cari ve fatura entegrasyonu pratikte ne anlama gelir?
Cari ve fatura entegrasyonu, faturanın cari karta, tahsilatın faturaya ve bakiyenin ekstreye bağlanmasıdır. Orka’nın Iceberg Ticari sayfasına göre cari hesap, fatura, banka ve kasa aynı platformda durur. Bir faturayı girdiğinizde cari bakiye de değişir.
Bu bağ, tahsilat takibini kolaylaştırır. Müşteri aradığında bakiyesini, açık faturalarını ve son ödemesini aynı ekranda görürsünüz. Eşleşmeyen ödeme varsa nedenini faturadan başlayarak aramak yeterli olur.
Gelen e-Fatura muhasebeye nasıl işlenir?
Orka’ya göre ticari programdan e-belgelerinizi online gönderebilir, firmanıza gelen e-belgeleri programdan yönetebilir ve otomatik muhasebeleştirmeyle mali tablolarınızı oluşturabilirsiniz. Orka’nın e-İrsaliye sayfası da tam zamanlı entegre sistemin e-İrsaliye ve e-Faturalarınızı muhasebeleştirdiğini söyler. Faturanın hangi kayıtla işleneceği, tedarikçi kartlarının ve hesap kodlarının düzenine bağlıdır.
Gelen faturada cari kartı yoksa önce kartı açın. Kodsuz tedarikçiyle gelen fatura ay sonunda eşleşmeyen bir kalem olarak karşınıza çıkar. Bu küçük kural, ay sonu işini hafifletir.
Ay sonunda hangi kontroller yapılır?
Ay sonu kontrolü, kayıtların birbiriyle tutup tutmadığını görmektir. Aşağıdaki sıra Orka Ticari kullanan bir ekip için uygulanabilir.
- Açık ve vadesi geçmiş faturaları cari bazında listeleyin.
- Kasa ve banka bakiyelerini hesap ekstreleriyle karşılaştırın.
- Stok bakiyesini sayım ya da stok raporuyla kontrol edin.
- Oluşan muhasebe fişlerini hesap kodu bazında gözden geçirin.
- Mizanı alıp ters bakiyeli hesapları araştırın.
- KDV raporunu fatura kayıtlarıyla karşılaştırın.
Kontrolleri her ay aynı sırayla tekrarlamak, farkların nerede başladığını bulmayı kolaylaştırır. Sonuçları kısa bir notla dosyalayın.
Orka Bilanço ve Finansal Tablolar sayfamızda tarif ettiğimiz modül bu işin ikinci yarısını taşır. Orka’nın Bilanço sayfasına göre program, bilanço hesaplarını aktif ve pasif karakterlerine göre ters bakiye açısından kontrol eder ve gelir tablosundaki alış maliyeti ile satış tutarı arasındaki dengeyi denetler.
Yönetim paneli ve belge yönetimi ne sağlar?
Orka’nın sayfasına göre yönetim paneli kasa, banka ve gider hareketlerini, karlılık durumunu ve stok raporlarını gösterir; ödeme planı hazırlamanıza da yardımcı olur. Belge yönetimi, programdaki her kaydı belgenin aslıyla ilişkilendirmenizi sağlar. Vadesi gelen fatura ya da çek için hatırlatma tanımlayabilirsiniz.
Aynı sayfaya göre bütçe modülü öngörülen ve gerçekleşen kalemleri karşılaştırmanıza imkân verir, proje sistemi ise gelir ve masrafları proje bazında raporlar. Hangi özelliklerin paketinizde olduğunu kurulumdan önce yazılı olarak netleştirin. Orka Ticari muhasebe tarafında bu listeyi baştan çıkarmak, sonradan sürpriz yaşamanızı önler.
Muhasebe kayıtlarında sık yapılan hatalar neler?
İlk hata, cari kartı açmadan fatura girmektir. İkinci hata, hesap planını kuruluma hazırlamadan otomatik fişe güvenmektir. Üçüncü hata, bütün kontrolü ay sonuna yığmaktır; bir kısmını haftalara yayın.
Dördüncü hata, belgeyi kayıtla ilişkilendirmemektir. Bir fişin neden oluştuğunu soran mali müşavire belgeyi kısa sürede gösterebilmek, denetim sırasında da işinize yarar. Fişi düzeltmeden önce belgeyi bulun.
Akyazı bu süreçte ne yapar?
Biz kurulumu, eski kayıtlarınızın aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Hesap planı ve fiş şablonlarını kurulum sırasında sizinle birlikte gözden geçiririz. Eğitimde fatura girişinden fişe, ay sonu mizan kontrolüne kadar kendi örnek kayıtlarınızla ilerleriz. Ürünün çerçevesi için Orka Iceberg Ticari sayfamıza, bayi olarak sunduğumuz çözümler için Orka yazılım bayisi sayfamıza bakın.
İlgili içerikler
Ticari program olmadan başlayan işletmeler için ön muhasebe nedir rehberi temel kayıtları anlatır. Eski bir sürümden geçiyorsanız Orka SQL’e geçiş yazısı veri aktarımı adımlarını sıralar.
