Stok takip programı, işletmenizdeki ürünlerin kartını, giriş çıkış hareketlerini ve güncel bakiyesini tek yerde tutan yazılımdır. Ürünü her aldığınızda ya da sattığınızda kaydı bir belgeye bağlarsınız; program bakiyeyi buna göre hesaplar.
Bu rehber kimler için?
- Ticaret ve üretim yapan küçük ve orta ölçekli işletmeler
- İlk kez stok takip programı seçecek işletme sahipleri
- Stok kayıtlarını Excel’de tutan ve farklarla uğraşan ekipler
Stok takip programı nasıl çalışır?
Program üç şeye dayanır: stok kartı, stok hareketi ve rapor. Stok kartı ürünü tanımlar. Stok hareketi, bir giriş ya da çıkışı belgeye bağlar. Rapor ise bu hareketlerin toplamını bakiye olarak gösterir.
Alış faturası girdiğinizde stok artar, satış faturası kestiğinizde azalır. İade ve sayım farkı da birer hareket olarak kaydedilir; böylece her bakiye değişimi bir belgeye dayanır. Bakiyeye elle müdahale etmek yerine her değişimi bir belgeyle yaparsanız bakiyenin neden o olduğunu her zaman açıklayabilirsiniz.
Stok kartında hangi bilgiler tutulur?
Stok kartı ürünün kimliğidir. Kod, ad, birim, KDV oranı, stok grubu ve alış ile satış fiyatı çoğu işletmede ortak alanlardır. Barkodlu çalışıyorsanız barkod numarasını da karta yazarsınız.
Kodlama düzeninizi baştan sade tutun. Aynı ürüne iki kart açmak, bakiyeyi iki yere böler. Kart açmadan önce ürünün var olup olmadığını aramayı alışkanlık haline getirin.
Stok sayımı program ile nasıl yapılır?
Sayım, kayıtlı bakiye ile rafta gerçekten bulunan miktarı karşılaştırır. Program bu karşılaştırmayı hızlandırır, ama sayımı sizin yapmanız gerekir.
- Sayım kapsamını belirleyin: tüm depo ya da belirli bir stok grubu.
- Sayım gününe ait stok bakiye raporunu alın.
- Rafta bulunan miktarı sayın; barkodlu okuyucu kullanıyorsanız sayım listesini dosya olarak programa aktarın.
- Programdaki bakiye ile sayımı karşılaştırın.
- Farkı olan ürünlerin belgelerini inceleyin.
- Nedeni bulduktan sonra düzeltme hareketi girin.
Barkod stok takibinde ne işe yarar?
Barkod, ürünü kartıyla eşleştiren numaradır. Okuyucuyla okuttuğunuzda ürünü elle aramadan seçersiniz. Bu, hem hızı artırır hem yazım hatasını azaltır.
Barkod sistemi ürünler fiziksel olarak etiketlenmişse anlamlıdır. Etiketsiz ürünlerde önce etiketleme düzenini kurmanız gerekir. Barkodlu stok takibi için küçük bir deneme yapıp okuma hızını ve etiket kalitesini görmenizi öneririz.
Hangi işletmede stok takip programı gerekir?
Stok kartı sayınız arttıysa, aynı ürün birden çok kişi tarafından satılıyorsa ya da sayım her seferinde uzun sürüyorsa program gerekir. Tek bir ürün grubuyla çalışıyorsanız düzenli bir tablo da iş görür. Önemli olan, bakiyenin belgeyle açıklanabilmesidir.
Ön muhasebe kayıtlarınız dağınıksa önce onları toparlayın. Konuyu ön muhasebe nedir yazımızda ele aldık.
Stok belgeleri ne kadar süre saklanır?
Stok hareketinin dayanağı alış faturası, irsaliye ve iade belgesi gibi evraktır. VUK madde 253 defter ve vesikaları “ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlıyarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye” bağlar (213 sayılı VUK, madde 253; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08). Hangi belgenizin bu kapsama girdiğini mali müşavirinize sorun. Programdaki kayıt, belgenin yerini tutmaz; ikisini birbirine bağlı saklayın.
Stok takip programı seçerken neye bakmalısınız?
Önce stoğun cari, fatura ve muhasebeyle bağlantısına bakın. Bağlantısız bir stok programı aynı belgeyi iki kez girmenizi ister. Sonra sayım ekranını deneyin: sayım dosyasını alabiliyor, farkı listeleyebiliyor mu?
Üçüncü ölçüt veri aktarımıdır. Mevcut stok kartlarınızı Excel’den programa taşıyabilmeniz gerekir. Dördüncüsü kullanıcı yetkisidir; depo çalışanı fiyat değiştirememelidir. Son olarak programı kendi verinizle deneyin, tanıtım ekranına güvenmeyin.
Stok takibinde sık yapılan hatalar neler?
İlk hata, aynı ürüne birden çok kart açmaktır. İkinci hata, giriş ya da çıkışı belgesiz düzeltmektir. Üçüncü hata, sayımı hareket sürerken yapmaktır.
Dördüncü hata, birimi tutarsız kullanmaktır. Adet ile koli karışırsa bakiye anlamını yitirir. Birimleri kart açılırken sabitleyin ve değişiklik gerekiyorsa tek yetkili kişiye bırakın.
Orka ve Akyazı bu süreçte ne yapar?
Orka’nın Iceberg Ticari sayfasına göre program stok, satış, alış, fatura ve cari hesap işlemlerini muhasebeyle aynı platformda toplar. Yönetim paneli stok raporlarını da gösterir.
Orka’nın Excel Transfer sayfası stok kartlarını ve stok fiyatlarını aktarılabilir veriler arasında sayar. Iceberg Ticari sayfası ürünü şöyle tanıtır: “muhasebe, stok, satış, alış, fatura, cari hesap, banka, kasa, raporlama ve daha birçok işlemi kolayca yapabilirsiniz”. Bunlar Orka’nın beyanıdır.
Biz kurulumu, stok kartlarınızın aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Orka’ya özgü sayım ve depo ayrıntılarını Orka stok takibi yazımızda anlattık. Ürünün çerçevesi için Orka Iceberg Ticari sayfamıza, genel çözümler için Orka yazılım bayisi sayfamıza bakın.
İlgili içerikler
Toptan satış yapıyorsanız toptan ticaret işletmeleri için çözümlerimize göz atın. Stok takip programı seçerken sektörünüzün sevk ve depo ihtiyaçlarını da listenize ekleyin.
