Ön muhasebe nedir? İşletmenin fatura, cari hesap, tahsilat, ödeme ve stok kayıtlarını mali müşavire ulaşmadan önce düzenli tuttuğu iç kayıt işidir. Yasal bir terim değildir; uygulamada bu hazırlık işine verilen addır.
Bu rehber kimler için?
- Küçük işletme sahipleri
- Ön muhasebe işini yeni devralan personel
- Excel tablosundan programa geçmeyi düşünen işletmeler
Ön muhasebe nedir ve neleri kapsar?
Ön muhasebe günlük ticari hareketi kayda geçirir. Satış ve alış faturaları, müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, kasa ve banka hareketleri, tahsilat ile ödemeler ve stok giriş çıkışları bu işin ana kalemleridir. Bu kayıtlar düzenliyse mali müşaviriniz ay sonunda belge aramaz, işlemeye doğrudan başlar.
Ön muhasebe ile muhasebe aynı şey mi?
Hayır. Muhasebe, kayıtları hesap planına göre fişe bağlayıp defterlere ve beyannamelere dönüştüren resmî iştir. Çoğu işletmede bu işi mali müşavir yürütür.
Ön muhasebe ise o işin ham maddesini, yani doğru ve eksiksiz belgeyi hazırlar. İkisini ayırmak sorumluluğu netleştirir: belgeyi ve bakiyeyi siz hazırlarsınız, kaydı ve beyanı müşaviriniz yönetir. Ön muhasebe nedir sorusuna verilecek en kısa cevap da budur.
Ön muhasebe nasıl yapılır?
Soranlara önerimiz, ön muhasebe nasıl yapılır sorusunu bir rutine çevirmektir. Aşağıdaki sıra günlük ve haftalık işi birbirinden ayırır.
- Her müşteri ve tedarikçi için cari kart açın; unvan, vergi numarası ve vade bilgisini yazın.
- Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol edip uygun belgeyi düzenleyin.
- Alış faturalarını aldığınız gün kayda geçirin.
- Tahsilat ve ödemeleri ilgili faturayla eşleştirin.
- Kasa ve banka bakiyesini haftalık kontrol edin.
- Ay sonunda cari bakiyeleri ve açık faturaları listeleyip mali müşavirinize iletin.
Fatura ne zamana kadar düzenlenir?
Kanun faturanın süresini açıkça belirler. Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi indirmeye de yetkilidir. Bu yüzden bazı faaliyetler için süre daha kısa olabilir; kendi durumunuzu mali müşavirinize sorun. Metin şöyledir: “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir” (213 sayılı VUK, madde 231/5; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08).
Faturayı geciktirmek, sonradan düzeltme yazışması çıkarır. Haftalık bir fatura kontrol listesi, yedi günlük süreyi aşan işlemleri erkenden gösterir.
Belgeleri ne kadar süre saklarsınız?
Ön muhasebe nedir sorusunun bir yanı da düzenli arşivdir. VUK madde 253 uyarınca defter ve vesikaları “ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlıyarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye” mecbursunuz (213 sayılı VUK, madde 253; Son kontrol: mevzuat.gov.tr, 2026-10-08). Fatura, irsaliye ve tahsilat belgelerinizi dönem klasörlerinde tutun. Hangi belgenin hangi süreye bağlı olduğunu mali müşavirinize sorun.
Alıcıya hangi belgeyi düzenlersiniz?
E-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenlediği faturanın e-Fatura olması zorunludur. E-Arşiv Fatura ise kayıtlı olmayan alıcılar içindir (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, madde V.5.1 ve V.5.2; Son kontrol: GİB, 2026-10-08). Bu yüzden her yeni cari için e-Fatura mükellefi sorgulama adımını cari açılışına ekleyin.
Cari hesap ve tahsilat takibi nasıl düzenlenir?
Vade tarihini faturayla birlikte girin. Haftada bir vadesi yaklaşan ve geçen faturaların listesini alın. Cari hesap takibi için bu liste yeterli bir başlangıçtır.
Tahsilat takibinde kişi ataması işi hızlandırır. Gecikenleri arama görevini tek bir çalışana verin ve sonucu cari karta not edin. Müşteri bakiye sorduğunda ekstreyi aynı gün gönderebilmek, ilişkinizi de korur.
Excel yeter mi, program ne zaman gerekir?
Az fatura kesen ve az carisi olan bir işletme için düzenli bir tablo yeter. Günlük fatura sayısı artınca, stok tutmaya başlayınca ya da birden fazla kişi aynı kayıtla çalışınca tablo hata üretir. Aynı müşteri iki ayrı adla kaydedilir, bakiye eksik kalır.
Program seçmeye karar verdiyseniz muhasebe programı seçerken dikkat edilecekler rehberimiz kriterleri sıralar. Stok tutuyorsanız stok takip programının nasıl çalıştığını da okuyun.
Sık yapılan hatalar neler?
Ön muhasebe nedir sorusunu bilen ekipler de uygulamada takılır. İlk hata, faturaları ay sonuna bırakmaktır. Yedi günlük süreyi ve unutulan belgeleri aynı anda yönetmek zorlaşır. İkinci hata, tahsilatı faturayla eşleştirmeden kasaya işlemektir; hangi faturanın kapandığı belli olmaz.
Üçüncü hata, cari kartı eksik açmaktır. Vergi numarası olmayan bir kartla e-Fatura mükellefiyetini sorgulayamazsınız. Dördüncü hata, mali müşavirle belge teslim günü belirlememektir. Her ay aynı güne bağlı bir teslim düzeni kurun.
Orka ve Akyazı bu süreçte ne yapar?
Ön muhasebe nedir sorusunun programdaki karşılığı cari kart, fatura ve tahsilat kaydıdır. Orka’nın TİM sayfasına göre Ticari Mini bulut tabanlıdır ve e-Fatura oluşturma ve gönderme, cari hesap takibi, tahsilat ve tediye, stok yönetimi ile otomatik fiş girişini kapsar.
Sayfa, programın cari bilgilerine göre hesabın e-Fatura mı e-Arşiv mükellefi mi olduğunu her belgede anlık sorguladığını söyler. Muhasebe bürosuna bulut üzerinden kayıt gönderebildiğinizi de yazar. Bunlar Orka’nın beyanıdır.
Biz kurulumu, eski kayıtlarınızın aktarımını, kullanıcı eğitimini ve ilk dönem desteğini yürütürüz. Ayrıntı için Orka TİM Ticari Mini sayfamıza, genel çerçeve için Orka çözümlerimize bakın.
